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Organisez votre activité au sein de votre cabinet
Communiquer efficacement
Une communication et une écoute active
Le métier du courtage est avant tout un univers d’échanges et de collaboration. Chaque détail peut devenir clé, ce qui se passe en interne peut vite transparaître en externe. Que ce soit pour servir le business…ou pas !
Alors pour démarrer, il est nécessaire de créer un environnement qui favorise la communication et la transparence des échanges. C’est un sujet clé en matière de management pour favoriser la cohésion du groupe. Tous les sujets ne sont pas toujours simples à transmettre. Le tout est de rester factuel, de ne pas porter de jugement de valeurs, mais plus d’exprimer un point de vue sur une situation, qui n’engage que vous.
Par ailleurs, n’hésitez pas à encourager régulièrement chaque membre de l’équipe, quel qu’il soit, à exprimer ses idées, ses propositions et problématiques. Vous pouvez organiser un planning à échéance régulière (tous les mois ou tous les trimestres par exemple) avec des sessions de travail qui favorisent la collaboration, la cohésion du groupe et la créativité sur un sujet précis : un projet client, de l’amélioration continue sur vos process,etc…
Enfin, en tant que manager notamment, il est essentiel de pratiquer l’écoute active, un vrai levier pour capter le message qu’on vous communique. Au-delà d’une attention particulière aux propos, n’hésitez pas à observer le non verbal qui est souvent porteur de messages. La reformulation peut également être d’une grande aide pour être sûr de bien comprendre et confirmer votre compréhension mutuelle.
Tout cela permet d’instaurer un climat de confiance au sein de l’équipe. Cela ne règle pas tous les problèmes de l’entreprise, mais cela permet à minima d’en prévenir certains, d’en résoudre d’autres, et de favoriser un environnement de travail sain et harmonieux.
Les outils au service de la communication d’équipe
Les échanges en entreprise peuvent aussi être facilités par les outils digitaux, à condition qu’ils soient utilisés à bon escient. Rien ne remplace une bonne discussion, mais pour la collaboration du quotidien, en particulier lorsque certains membres de l’équipe sont à distance, cela aide.
Les plateformes de messagerie instantanée comme Slack, Microsoft Teams et WhatsApp sont à utiliser pour les discussions rapides et échanges d’informations en temps réel. Ces outils sont là pour aider à la résolution de problématiques urgentes ou pour poser des questions qui aident à clarifier ou actualiser un sujet.
Les logiciels de visioconférence comme Zoom ou Google Meet sont l’idéal pour les réunions à distance. Ils permettent de discuter de problèmes plus profonds, complexes, de renforcer des relations et de maintenir un niveau d’engagement élevé.
Organiser et planifier le travail en équipe
Définir les bons objectifs
Les objectifs clairs et précis sont le nerf de la guerre en matière de management et de collaboration d’équipe, notamment lorsqu’on est courtier en assurance et qu’on gère son entreprise.
Vous connaissez surement la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réalisable et limité dans le Temps). Cette approche permet de vérifier qu’un objectif correspond à des critères spécifiques et pertinents pour chaque membre de l’équipe. Assurez vous dans la mesure du possible, de co-construire les objectifs avec votre équipes, il n’en seront que plus concernés et impliqués. Cela vous permet également un meilleur alignement sur la compréhension de ces objectifs et l’importance des résultats attendus.
Organiser les tâches de manière équitable et réaliste
En matière de ressources humaines, un des fondamentaux pour un manager d’organisation est la répartition du travail. Lorsque les tâches sont attribuées et réparties dans l’équipe, prenez en compte les spécificités de chacun. Leurs compétences et préférences individuelles seront de vrais guides pour équilibrer et garantir le succès de la collaboration.
En effet, en accordant une attention particulière aux compétences et intérêts de chaque membre de l’équipe, vous allez optimiser et augmenter leur niveau d’engagement et leur motivation. Attention également à bien répartir la charge de travail pour ne pas créer de déséquilibre au détriment d’autres membres du cabinet. Une entreprise fonctionne aussi grâce à cela.
De même, lorsque vous fixez des délais, assurez-vous qu’ils soient réalistes et que chaque personne comprenne ses priorités. Pour cela, il est important d’avoir une attention vigilante sur 3 éléments:
>Identifier les dépendances éventuelles entre chaque tâche et s’assurer que l’impact du travail de chacun sur celui des autres est bien conscientisé
>Utiliser des outils de gestion de projet adaptés à votre structure et à la taille de votre équipe. N’hésitez pas à schématiser l’avancée des échéances et les progrès réalisés.
>Prioriser les tâches en fonction de leur niveau d’importance et d’urgence, en les liant au besoin aux objectifs de l’équipe et aux besoins de votre cabinet.Favoriser la collaboration
On ne le répètera jamais assez, la communication est la clé pour un groupe projet qui fonctionne et un management réussi !
Tout d’abord, planifier en avance des récurrences de réunions régulières pour suivre l’avancée des projets , que ce soit en équipe ou en individuel. Ces points n’ont pas besoin d’être très longs. Mais ils permettent parfois de débloquer instantanément certaines situations complexes en partageant un point de vue.
Cela peut aussi être l’occasion de partager des informations nécessaires aux projets en cours, ou encore de permettre aux membres de l’équipe de partager des idées et de poser des questions.
Ensuite, il est essentiel de favoriser également la coopération et l’entraide au sein même de l’équipe. Pour cela, n’hésitez pas à utiliser des logiciels de collaboration en ligne comme les plateformes de partage de documents, ou les espaces de travail virtuels qui facilitent la collaboration à distance.
Les meilleurs outils pour mieux organiser le travail en équipe quand on est courtier en assurance
Un CRM spécifique à l’assurance
Pour centraliser l’ensemble des données et documents relatifs à vos prospects et clients, un CRM dédié aux spécificités du métier de courtier en assurance est l’idéal. Vos collaborateurs peuvent ainsi plus facilement accéder aux informations nécessaires telles que le profil du contact, les besoins exprimés, les devis édités, les contrats et pièces justificatives. De plus, un CRM permet d’exploiter toutes ces données et de les analyser, ce que ne fait pas un drive ou un fichier partagé. C’est un vrai gain de temps et d’efficacité au service de la cohésion de groupe au sein d’une entreprise tel que le cabinet de courtage.
Un outil de suivi des propositions commerciales
Avoir une vision claire de son pipe commercial aide à organiser sa stratégie de vente. Pour cela, un logiciel qui permet de réaliser des devis multi-compagnies vous permettra de mieux suivre l’état de vos projets étape par étape: du recueil d’informations au contrat en passant par la phase de devis. Ça facilite aussi les relances éventuelles à effectuer et vous permet une meilleure projection sur le reste à faire.
Un gestionnaire de tâches
En matière de gestion des tâches, certains outils sont très bien construits pour permettre au manager de bien coordonner les actions entre chaque membre de l’équipe du cabinet et de bien suivre le planning. Ainsi, vous pouvez affecter une tâche ou une action précise sur un contrat dans un laps de temps imparti, et planifier des rappels. Le bon outil vous permettra aussi de laisser la latitude suffisante au collaborateur afin qu’il puisse organiser ses priorités comme il le souhaite.
Un outil de suivi des échanges client
Nous évoluons dans une ère où la technologie est omniprésente, ce qui rend nos relations client multicanales et les organisations plus complexes. Dans un CRM, un des avantages indéniables est la possibilité de tracer les différents échanges, quels qu’ils soient (SMS, e-mails, courrier ou appel). Cela permet de garder l’historique des échanges dans leur entièreté, tout en facilitant la collaboration au sein du cabinet de courtage, par exemple lorsqu’un collaborateur prend la suite sur un dossier client.
Choisir le bon outil : sélection d'un CRM adapté au courtage
Lya courtage : la solution à tous vos problèmes
Lya Courtage centralise tous ces outils dans une seule et même plateforme : plus besoin d'utiliser plusieurs logiciels de gestion pour que vos collaborateurs puissent travailler efficacement ensemble. La cohésion du groupe est ainsi renforcée et l’organisation d’entreprise optimisée.
Tout cela avec des fonctionnalités collaboratives, qui permettent d'intervenir à plusieurs sur un même dossier et de facilement prendre le relais en cas d'absence de l'un de vos collaborateurs.